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Tips para reducir gastos y mejorar el manejo de caja chica

05 de septiembre, 2017 | Por Equipo Edenred

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El óptimo manejo de caja chica es un factor importante para controlar los gastos de una empresa.

La caja chica es esa pequeña cantidad de dinero en efectivo que se debe tener a la mano para gastos moderados e imprevistos.

Contar con un fondo para pagar algún producto de papelería o limpieza, gastos de transporte o estacionamiento, café o galletas para la oficina o trámites menores es importante para que no se mezcle el dinero personal con los gastos de la empresa.

Además de que no se incurre en malas prácticas contables, es más fácil llevar un control de dichos gastos cuando se asigna una cantidad fija mensual a este rubro y se lleva un registro de los desembolsos y de sus comprobantes.

Hay algunos requisitos indispensables para garantizar el buen manejo de caja chica:

  • Designar a una persona honrada para llevarla.
  • Establecer una política de gastos.
  • Justificar, registrar y comprobar todas las salidas de dinero.

De entrada,  según las disposiciones fiscales, todos los gastos mayores a 2 mil pesos deben hacerse con cheque nominativo, tarjeta de crédito o de débito de una cuenta a nombre del contribuyente o por medio de una tarjeta de servicios, por lo que la caja chica solo se puede utilizar en gastos menores a ese monto.

¿Cómo ejercer control?

Tratándose de efectivo, es necesario ser muy cuidadosos con el manejo de la caja chica, pues puede prestarse a derroches o malversaciones.

Como parte de tu política de gestión del flujo de caja, establece:

  • Cuál es la cantidad que se manejará mensualmente.
  • Qué tipos de gastos se consideran justificados.
  • Cuáles comprobantes son válidos y qué requisitos deben cumplir.
  • Quién o quiénes deben aprobar los desembolsos.
  • Quién o quiénes realizarán la conciliación a fin de mes a fin de verificar el buen uso de los recursos y reponer la cantidad gastada.
  • Cómo se llevará el registro de entradas y salidas de fondos.

¿Cómo reducir gastos operativos?

Hacer un uso racional de los recursos de la empresa permite maximizar su rentabilidad, pero no debes centrarte solamente en los gastos de producción.

Los gastos operativos, aquellos correspondientes a la administración de la empresa y que no son precisamente productivos, pueden salirse fácilmente de control y afectar al estado financiero de la organización.

En general, están contemplados como gastos fijos: nómina, mobiliario, servicios, etc. Pero un área donde se pueden presentar fugas, las cuales aunque pequeñas pueden sumar fuertes cantidades, es en el manejo de la caja chica.

Entre los consejos para reducir los gastos menores están:

  • Analiza por departamentos cuáles son verdaderamente indispensables para el objetivo productivo de tu negocio.
  • Engloba gastos y haz compras al mayoreo de productos de papelería y limpieza.
  • Busca alianzas con proveedores en las que puedas intercambiar bienes o servicios, sin necesidad de usar efectivo.
  • De acuerdo al uso que les des, decide si es conveniente adquirir o arrendar equipo de impresión o de fotocopias.
  • Otorga tarjetas de servicio, como Ticket Empresarial® al personal que habitualmente tiene que hacer pagos de servicios o productos a nombre de la empresa.

Si buscas cómo controlar los gastos de una empresa, apóyate en soluciones como Ticket Empresarial®, de Edenred, que además de ser una manera inteligente de asignar y gestionar presupuestos, es un sistema que permite tramitar la comprobación de gastos y en su caso, la deducibilidad fiscal de los mismos.

Controlar, en lugar de reducir, los gastos de tu caja chica es la respuesta a tu búsqueda de rentabilidad sin afectar a tus operaciones. 

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