Muchas empresas requieren que sus colaboradores asistan a eventos deportivos como el Mundial o a convenciones, congresos, expos, etc., para realizar labores relacionadas con la promoción y el crecimiento en beneficio de la empresa. Para estos viajes de trabajo es importante tener un buen control de viáticos.

Para cumplir con las metas fijadas para cada viaje de trabajo y tener un mejor control de gastos considera los siguientes puntos:

  1. Utiliza un sistema de pago de tarjetas para facilitar el control de viáticos.
  2. Divide el presupuesto de viáticos del sueldo de tu empleado.
  3. No utilices tarjetas de crédito para controlar los gastos.

Utiliza tarjetas corporativas para el control de viáticos

Para que la empresa no termine cubriendo los gastos personales de los empleados, es importante que cuentes con un método de control de gastos que te permita conocer con exactitud en qué, cuándo y dónde se gastó el presupuesto destinado a ese viaje.

Con un sistema de pagos de tarjetas evitarás que tus empleados hagan pagos en efectivo y que sea difícil comprobar los gastos que se hayan destinado a fines laborales. Estas son algunas ventajas de utilizar una tarjeta corporativa:

  • Ahorrar gastos particulares en tu empresa.
  • Mejorar el control de gastos.
  • Separar los gastos personales de los profesionales.
  • Llevar registros a detalle de cada operación.
  • Evitar depositar a la nómina del empleado.
  • No utilizar el dinero personal de tus colaboradores.

Recuerda que el presupuesto destinado a los viáticos de tus empleados es única y exclusivamente para situaciones propias del viaje, por ejemplo: hospedaje, comidas, transportación, etc.

Separa el presupuesto de viáticos del sueldo de tu empleado

Incluir los viáticos dentro de la nómina puede traer problemas ante el SAT para tu colaborador, pues parecerá que está gastando más dinero del que realmente percibe. 

Esta buena práctica evitará que se hagan gastos personales y enfrente problemas al declarar sus impuestos por discrepancia fiscal.

<<Agiliza el proceso de comprobación de gastos de víaticos>>

No utilices tarjetas de crédito para controlar los viáticos

Esto puede resultar contraproducente si la empresa no realiza los pagos en tiempo y forma para saldar los gastos efectuados. Podría afectar al buró de crédito de tu empleado pues, aunque se trate de una tarjeta empresarial, el responsable es quien la usa, es decir, el colaborador.

El gasto de las empresas en viáticos o gastos de representación puede llegar a ser hasta de 400 mil pesos en un mes con muchos compromisos, de ahí la importancia de mantener un estricto control de gastos para evitar fugas de dinero. 

Por ejemplo, durante el mundial de Rusia 2018 algunas empresas gastaron entre $96,000 y $860,000 pesos en consumos para viajes empresariales, según Eduardo Zetina, director comercial de Edenred México.

Esto hace necesario tener un sistema de control de viáticos como Empresarial Edenred que tiene disponible una plataforma web y un portal para usuarios que hace más rápida y sencilla la comprobación de gastos.