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    Tendencias tecnológicas para el ahorro en viáticos empresariales

    04 de octubre, 2016 | Por Ticket Empresarial

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    Controlar gastos de viaje y viáticos es una de las prioridades de los gerentes de viajes corporativos ante la demanda de reducir costos para apuntalar la rentabilidad de las empresas. La tecnología ha demostrado ser una herramienta útil para la administración de viáticos, la integración de la información y el procesamiento de los documentos comprobatorios.

    Según un sondeo realizado por la Asociación Mundial de Viajes de Negocios (GBTA, por sus siglas en inglés) y la consultora Egencia, casi 1,500 gerentes de viajes de empresas ven a la tecnología como la clave para el futuro de la gestión de viajes corporativos.

    Se enlistan entre sus ventajas la integración de datos, la mayor flexibilidad y las aplicaciones móviles de viajes que facilitan la organización y comprobación de gastos a los viajeros de negocios.

    Para el 88 por ciento de los encuestados norteamericanos y 82 por ciento de los europeos, la integración de información fue la prioridad número uno para el futuro de la gestión de viajes corporativos, mientras que para los asiáticos y latinoamericanos la reducción de costos es el factor principal.

    La tecnología también surgió como un tema importante al pedirle a los entrevistados que evaluaran a las empresas de gestión de viajes (Travel Management Company o TMC, por su sigla en inglés), pues la gran mayoría citó su adopción de la misma en sus operaciones y las soluciones que ofrecen a través de las reservaciones en línea.

    El futuro de las TMC

    Para satisfacer las expectativas de las empresas, las proveedoras de servicios de viajes de negocios deberán ofrecer cinco beneficios principales, cada uno de ellos altamente calificado por los gerentes de viajes ubicados en Norteamérica:

    • Servicio constante
    • Métricas de reportes consolidados
    • Conocimiento de la industria
    • Flexibilidad
    • Accesibilidad a las tarifas locales

    Lo que se espera de la tecnología

    Entre las prioridades tecnológicas que los gerentes de viajes destacaron como esenciales para facilitar su función están:

    • Realización de reservaciones directamente y no a través de canales autorizados
    • Elaboración de reportes de datos en tiempo real
    • Estandarización de datos entre regiones para poder hacer un análisis referenciado del desempeño
    • Optimización del costo de la nueva tecnología
    • Integración de las herramientas para hacer reservaciones

    Aspectos a mejorar

    Entre los gerentes de viajes norteamericanos, los elementos que deben mejorarse en los programas mundiales de viajes de negocios están:

    • La integración de datos en los programas de viajes 
    • Las estrategias de control de costos
    • La integración de la tecnología móvil en el programa de viajes
    • La flexibilidad en la organización de viajes
    • La adaptación a viajeros diferentes

    Las prioridades en Norteamérica

    Los gerentes de viajes de negocios tienen claras las iniciativas que son clave para mejorar su gestión, y en Norteamérica se da prioridad a:

    • El involucramiento de los participantes clave
    • Una estrategia unificada sin sacrificar las necesidades locales
    • Elaboración de objetivos e iniciativas comunes para todas las regiones del mundo

    Es esencial que estés al tanto de las tendencias en los programas de viajes mundiales para que aproveches los avances tecnológicos y la experiencia de las empresas de gestión de viajes para obtener un ahorro en viáticos.

    Tu estrategia debe incluir los costos a considerar en los viajes de negocios, pero, sobre todo, que cada uno de ellos tenga un propósito claro para tu compañía, y que el resultado se pueda medir al término de la misión de negocios.

    Controlar los gastos de viaje y agilizar la comprobación y deducibilidad de los mismos es posible con una tarjeta de servicio como Ticket Empresarial® de Edenred, la cual, además de asignar presupuestos específicos a tus empleados, captura y procesa automáticamente las facturas.

    Cualquier ahorro que puedas lograr en viáticos, ya sea negociando tarifas con las empresas de servicio, aprovechando los contactos y experiencia de las agencias de viajes, o elaborando reglas de viajes estrictas, resultará en una mejor rentabilidad para tu empresa.

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