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¿Cuál es el mejor momento para contabilizar gastos empresariales?

23 de noviembre, 2018 | Por Ticket Empresarial

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Calculadora contable edenred

Para alcanzar y mantener la rentabilidad, toda empresa debe tener un cuidadoso análisis de gastos de manera que permita optimizar los recursos y realizar inversiones más inteligentes. La periodicidad de realizar un reporte de gastos dependerá del tamaño de la empresa y la carga de trabajo del área de contabilidad.

Todos los días cualquier empresa realiza gastos empresariales, especialmente aquellos con costos de viajes de representación. Por ello es importante contar con un cuidadoso control de gastos.

Herramientas como tarjetas corporativas que al hacer uso de ellas puedas tener un registro al momento de las transacciones realizadas, y que ayuden a evitar la discrepancia fiscal, es una efectiva solución para lograrlo. A continuación te explicamos a detalle cómo realizarlo con la solución Empresarial Edenred. 

 

¿Cuándo contabilizar gastos?

Realizar un control de gastos cada día, cada mes o cada trimestre, tiene implicaciones que debes tomar en cuenta para decidir cuál es el lapso que más le conviene a tu compañía.

Diariamente

Este tipo de contabilidad de costos, por lo arduo de la tarea, requiere de una herramienta tecnológica que registre de manera automática los gastos dependiendo de diversas variables. 

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Aunque puede resultar un poco tedioso, es una manera muy eficiente de detectar casi de inmediato las variaciones en los costos que pueden tener un impacto importante en la rentabilidad, y así buscar una solución rápidamente.

Mensualmente

Un poco menos eficaz que la contabilidad diaria, este método también permite atajar y solucionar problemas de gastos de forma oportuna.

La principal ventaja es que dicho reporte se puede empatar con los reportes de gastos empresariales de los empleados y, así, realizar la conciliación y justificación de manera casi simultánea. De esta manera se confirma que se cumpla el reglamento de la empresa al respecto.

Trimestralmente

La principal ventaja de contabilizar los costos en este lapso es que se libera al área de contabilidad, brindándole más tiempo para atender asuntos urgentes y/o del día a día de la empresa. Otra ventaja es el tamaño de la muestra, ya que la cantidad de información recopilada será mayor, con lo que se podrá corregir o planear el control de gastos de manera más eficiente y precisa.

Las desventajas de realizar el reporte cada tres meses es que puede coincidir con periodos de alta carga de trabajo, como es el cierre de operaciones al final de año. Asimismo, se debe tomar en cuenta que, en caso de detectarse una anomalía de costos, puede ser demasiado tarde para solucionarlo fácilmente.

¿Cómo facilitar la contabilidad de costos?

En los tres casos la tarea se facilita cuando otorgas al personal una tarjeta para controlar los gastos de representación como Empresarial Edenred, la cual no sólo registra automáticamente los desembolsos a nombre de la empresa, sino también permite confirmar que la documentación sea la requerida por las autoridades fiscales.

Periodo para contabilizar gastos Ventajas Desventajas
Diario
  • Detección inmediata de variaciones en costos.
  • Se encuentra una solución más rápido a los problemas detectados.
  • Consume tiempo todos los días a los contadores.
  • Se necesita de herramientas tecnológicas para registrar gastos de forma automática.
Mensualmente
  • Se pueden conciliar y justificar gastos de empleados de manera simultánea.
  • Oportunidad de planear actividades del área de contabilidad.
  • La detección de variaciones no es tan eficaz en comparación a la realización diaria.
Trimestralmente
  • Mayor cantidad de información recopilada.
  • Libera de carga de trabajo al área de contabilidad.
  • Coincide con el cierre de operaciones de fin de año.
  • Cuando se detecta una anomalía de costos puede ser demasiado tarde para corregir.

Recuerda que todo gasto debe pasar por un proceso de análisis y justificación antes de hacerlo, y de evaluación de resultados después. Sea cual sea el tipo de contabilidad de costos que consideres la adecuada para tu empresa, el control de gastos es clave para que tu negocio crezca.

La elaboración de presupuestos anuales como parte de tu planeación estratégica es el primer paso para el control de gastos de tu empresa. El segundo es apegarte a ellos. Y, el tercero, hacer las correcciones pertinentes cuando sea necesario.

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