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    Los retos del 2020 para la gestión de gastos en las empresas

    31 de marzo, 2020 | Por Equipo Edenred

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    El panorama de las Pymes para el año 2020 se vislumbra retador en México, sin embargo, algunos de los desafíos suelen ser los mismos que en otros años anteriores.  

    La gestión de gastos es uno de los cinco temas fundamentales para el desarrollo de las PyMEs en México, según la última investigación del CIDE (Centro de Investigación y Docencia Económica). Es por esto que las empresas deben de ser capaces de reevaluar sus objetivos y replantear cómo utilizarán y administrarán sus recursos en este 2020.  

    La competitividad en el mundo de los negocios es una tendencia en crecimiento. El comportamiento de esa competitividad en cada empresa es el resultado de su capacidad administrativa. 

    La gestión eficiente de gastos es el factor más importante para medir el grado de competitividad de una organización.  

    Desde que no haya un impacto directo en la calidad del producto o servicio, una empresa que logre promover la reducción de sus costos y pueda llevar eso al precio final al cliente, se convierte en muy competitiva y en capaz de cambiar las pautas del mercado no solo para sí mismo, sino para sus competidores.

    Las empresas que trabajen en llevar una correcta administración de gastos, aseguran que la calidad de sus productos o servicios se distingan como excelentes marcas empleadoras e innovando, y por lo tanto, son las que con seguridad, lograrán vencer uno de los principales desafíos del 2020. 

    Diferencias de conceptos

    Es necesario inicialmente tomar en cuenta información importante para diferenciar entre los conceptos de gestión de gastos, en la teoría y en la práctica.

    Cuando mencionamos la palabra “gastos” muchos lo relacionan directamente con el área de producción, cuando siempre está más relacionado a mantenimiento administrativo, contabilidad y ventas.

    Por lo tanto, nunca debemos considerar que una empresa presenta “altos costos de producción” o procesos “caros de venta”. Lo que hay es una mala gestión de costos y gastos.

    Entre otros factores hay que considerar que allí todavía pesan los conceptos de inversión, pérdidas, desembolsos inesperados y desperdicios de materia prima, por citar los más importantes.

    Poco conocimiento

    Tomando en cuenta que mientras más vive una empresa en México, mayores son sus posibilidades de quebrar. De acuerdo con datos del INEGI, durante el primer y segundo  año de operaciones, solo el 33% mueren, sin embargo al llegar a los cinco años, el 65% termina cerrando sus puertas. Hay que considerar que muchos de los factores de fracaso son debido a la mala administración de profesionales y el poco conocimiento técnico sobre los negocios.

    Pero, en la mayoría de los casos, los principales responsables del fracaso está en la incorrecta gestión de costos y gastos.

    Las 3 principales razones de fracaso son: 

    • Ingresos insuficientes: 65%
    • Exceso de gastos operativos: 40%
    • Mala administración de las finanzas: 40% 

    La gestión de gastos es un factor capaz de garantizar tanto el éxito como el fracaso de una organización, no importa si es pequeña, mediana o grande.

    Tanto el manejo de costos como planificación de gastos necesarios para el mantenimiento de una actividad (fijos y variables), tienden a ser excesivos cuando se toma en cuenta el posicionamiento de la empresa en el mercado.

    Y si no existe control rígido en la gestión de gastos, la empresa estará actuando “a ciegas.”

    Por lo tanto, la buena gestión de gastos consiste en saber administrar el conjunto de los recursos en función de un objetivo que se pretende conseguir, por lo que la política de costos y gastos de una empresa debe de ser la base de la competitividad, y antes de llegar a tomar cualquier decisión, es primordial el que la empresa disponga de una estructura de costos y gastos transparente y organizada.  

    Retos para el 2020 

    En la actualidad, para lograr la permanencia de una empresa en el tiempo, es necesario que sean capaces de reorganizarse y de adaptarse a los nuevos retos y desafíos que impone un nuevo mundo, moderno y globalizado.  Esto se refiere a la capacidad de desarrollar y aplicar estrategias que las fortalezcan y las coloquen en un nivel competitivo. 

    · Optimización de recursos y procesos

    Mejorar y optimizar la gestión de recursos es un reto que las organizaciones hacen frente este 2020 para reducir los costos y aumentar la productividad de sus activos. Por otro lado, resulta indispensable para las empresas el planear las actividades y los recursos de manera correcta, tratando siempre de automatizar todas las tareas y procesos de cada área de forma que la gestión se vuelva más fluida y eficiente. 

    · Implementación de mejoras en los procesos de operación  

    De acuerdo con la INEGI, el 44.9% de las pymes eluden el tema de capacitación, mientras que en las micro empresas, el porcentaje se eleva a 85%. Al evitar las opciones para el cambio y la actualización, la forma de llevar a cabo los procesos se limitan a lo cotidiano y tradicional, y por ende, las oportunidades de mejora se van.

    Por lo que el Invertir e implementar un buen sistema de control de gastos empresariales permitirá que se realice en las organizaciones un mejor uso de los recursos disponibles, además servirá para establecer indicadores, planear y ejecutar de forma estratégica. 

    Ejemplos

    Si tomamos como ejemplo el caso de micro y pequeñas empresas que están naciendo en Querétaro, impulsadas por el fuerte crecimiento económico de la región del Bajío, vemos en mucho la ausencia de planificación estratégica y posicionamiento.

    Con una percepción distorsionada del mercado local, estas empresas comienzan sus actividades con algunos productos, o incluso muchos productos pero de bajo valor, siendo que la mayoría es propensa al fracaso.

    Las investigaciones del CIDE en Querétaro explican que muchas de estas empresas, que están orientadas a dar productos y servicios a la enorme industria automotriz y aeroespacial presente en la zona, son en la mayoría de los casos muy ineficientes en la planeación financiera de sus costos y de sus gastos.

    La mayoría se enfocan en estrategias de precios bajos, lo que les impide ganar el tiempo necesario para consolidarse en el mercado. Apostar por precios agresivos es algo difícil cuando se analizan los pasos seguidos para un proceso de estabilización del negocio.

    Según las investigaciones del CIDE cuando el precio promedio de un producto o servicio para una pequeña empresa en esa región es de $10 mil pesos y todos sus costos y gastos mensuales andan en el promedio de $500 mil al año, entonces es necesario que la empresa venda 5000 productos o servicios al año para cubrir esos costos y gastos. Además, cada socio de una Pyme en la región requiere, un promedio de $200 mil pesos anuales para gastos personales.

    Es decir, para que ese pequeño empresario obtenga los $700 mil pesos que necesita debe venda 7000 productos o servicios, lo cual es difícil para una empresa que está empezando.

    Soluciones

    Por eso,  las empresas que están entrando en cualquier mercado, necesitan tomar en cuenta su posición, estimando conservadoramente lo que se venderá, a quién lo venderán, demostrando en esas áreas cualidades y beneficios mejores que las de sus  competidores.

    Y esa posición debe ser proyectada sobre la base de los costos y gastos, buscando desarrollar una empresa que pueda consolidarse y promover productos o servicios de calidad.

    Por lo tanto, la gestión de gastos no es únicamente la principal responsable del fracaso de las empresas, sino también es la principal responsable del éxito. 

    Las grandes empresas están en constante competencia utilizando la estrategia de reducir costos y precios.

    Por lo tanto, aquellos empresarios que están tratando de crecer en un mercado, deben tener en cuenta este enfoque y buscar, previamente al inicio de las actividades, conocimientos y soluciones de gestión de gastos para crecer con éxito.

    Recuerda que este blog mantiene constantemente contenido enfocado a las PyMEs sobre: gestión de costos, gastos de viajes empresariales, costos a considerar en los viajes de negocios, requisitos para deducir gastos, cómo reducir gastos de representación y como controlar los gastos de una empresa.

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