Las pequeñas y medianas empresas están constantemente buscando aprender, al menos en forma básica, sobre los cálculos que deben hacer para definir mejor sus gastos de viaje.

Si tus empleados viajan mucho por trabajo, tal vez ya controles de alguna manera tus gastos de viaje.

Probablemente utilizan el método más tradicional: anotar todo (antes se hacía eso en una libreta, ahora, gracias a los smartphones que incluyen algún tipo de aplicación básica, se facilitan las previsiones).

Pero está claro que, en cualquier método que utilices, podría perderse información importante.

Esto importa mucho, sobre todo, para aquellas Pymes con vendedores y/o personal técnico o de servicio que se moviliza por tierra.

  • ¿Cuánto deberías gastar en combustible?
  • ¿Cuál debería ser el consumo esperado de los vehículos cuando hacen carretera?
  • ¿Cómo saber cuándo no te están dando la información correcta?

Muchas pequeñas y medianas empresas tardan en encontrar soluciones para hacer cálculos básicos sobre gastos de viaje o gastos de representación. Llenar una hoja de cálculo es muy simple. De hecho, tan simple como su objetivo: hacer mejores predicciones y tener un mejor control de gastos.

Alcanza conseguir paso a paso estas indicaciones:

1. Llenar los datos

Primero debes buscar la información para rellenar los campos. Parece simple, ¿pero te das cuenta que ese trabajo en sí implica una planificación?

• Distancia recorrida (km): lo primero que necesitas es saber la distancia entre las ciudades de origen y destino, calculando siempre un 30% más si no conoces el camino y si vas por primera vez a la ciudad de destino (esto aplica aunque utilices GPS).

• El consumo promedio del vehículo: es muy importante tener claridad sobre el consumo promedio de kilómetros por litro de tus vehículos en carretera.

  • Precio del combustible: facturar en las estaciones de servicio por cada consumo realizado.
  • Costos de casetas

• Estimado de costo de alojamiento: utiiliza internet para investigar sobre el promedio de estadía en hoteles.

2. Verificar cálculos

Si conseguiste la información básica, y la utilizaste en tu hoja de cálculo ¡estás actualizado! ¿Te das cuenta cómo es fácil hacer previsiones de viaje?

Luego, por supuesto, hay que verificar los cálculos realizados:

• Costo Total: muestra la predicción de gastos de viaje, incluyendo combustibles, peajes, casetas y alojamiento.

• Subtotal 1: estimación del costo de combustible.

• Subtotal 2: suma de casetas y alojamiento. 

Consejos para hacer una previsión más eficiente de gastos de viaje

• Ser conservador en los números con el fin de dejar un margen en el presupuesto y evitar, por ejemplo, que falte dinero para combustible al final del viaje.

• Al planear debes tomar en cuenta los desplazamientos en la ciudad de destino. Por ejemplo: no es lo mismo si se quedan siempre en un hotel, que si diariamente tienen que movilizarse a un Centro de Convenciones o a visitar a clientes.

• En el caso de una unidad de transporte de carga es importante considerar si, al llegar a una ciudad en particular, tienen que seguir diferentes rutas para entregar mercancías.

• Ten siempre claras las direcciones a visitar mucho antes de ir a la ciudad y tener un mapa para calcular esas distancias. Debes agregar ese kilometraje extra al kilometraje inicial calculado previamente.

• Busca constantemente soluciones empresariales prácticas, sencillas, transparentes que te ayuden a optimizar los gastos de viaje como la solución de Ticket Empresarial® de Edenred. 

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Guía de Administración de Viáticos