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Mejora el control de caja chica y evita fugas de dinero

11 de abril, 2019 | Por Equipo Edenred

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Los gastos de la caja chica deben ser tratados con la misma importancia que los pagos mayores de la empresa, ya que sin un control de caja chica tus fondos pueden salirse fácilmente de control y afectar a la rentabilidad de tu empresa.

¿Cómo llevar un adecuado control de caja chica?

Establece sistemas de control de gastos como los siguientes:

  1. Pon a cargo una persona de total confianza y que sea ordenada, pues todos los desembolsos tienen que estar debidamente comprobados con la documentación fiscal adecuada.
  1. Establece una política de gastos que garantice que solo se use para imprevistos y planea las adquisiciones de insumos necesarios para las actividades administrativas y productivas.
  1. Lleva un control de la caja chica mediante métodos de pago que indiquen quién solicitó el dinero y con qué motivo para que luego se justifique claramente el gasto.
  1. Mantén un registro y reportes de los gastos realizados para tener un control de caja chica que te ayude a determinar si hay algún insumo recurrente que deba ser considerado como parte de las adquisiciones al mayoreo o detectar las compras que son inútiles y están representando un gasto innecesario.
  1. Agrupa los comprobantes fiscales y realiza el trámite de deducción de los gastos generales de la empresa.
  1. Reintegra el dinero gastado para tenerlo disponible para los próximos gastos.
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La clave: registrar los gastos

Una de las acciones vitales para el control de gastos de caja chica es el registro de los mismos, es decir, hacer un seguimiento de todos los desembolsos y recopilar los recibos y facturas.

Cada recibo debe tener la fecha de compra, el nombre de la empresa o proveedor, una lista de los artículos o servicios adquiridos, el precio de cada artículo, y el costo total.

Un registro preciso de este tipo de gastos es más complicado cuando los fondos de caja chica se guardan en efectivo, y es prácticamente imposible si no se cuenta con un sistema de gestión documental que sea fácil de usar.

En la actualidad existen varias soluciones –como Empresarial Edenred–

que facilitan el registro y comprobación de los desembolsos, además de simplificar la generación de comprobantes para deducir los gastos.

Una de las principales ventajas de la solución empresarial de Edenred, es que desde su plataforma se pueden generar reportes para monitorear los movimientos de los empleados. Asimismo, gracias al buzón inteligente, se agregan las facturas de los gastos que se hayan realizado, con lo que también se agiliza la deducción de impuestos.

>>Conoce más sobre la deducibilidad de gastos de caja chica<<

Monitorea las políticas de gastos

Saber cómo controlar los gastos de una empresa no es tan complicado, pero si nadie sabe cuáles son las regulaciones, la capacidad de abusar del fondo de caja chica será más fácil. Por ello es importante que todos los colaboradores estén al día y verificar que están respetando las políticas de la empresa.

En Edenred sabemos la importancia de ser precisos en el registro y control de gastos, y lo fundamental que es agilizar sus procesos. Para ello contamos con una solución a la medida de tus necesidades. Contáctanos para asesorarte cómo con Empresarial Edenred te puede facilitar tu control de gastos. 

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