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    7 malas prácticas en la emisión de facturas

    14 de noviembre, 2018 | Por Equipo Edenred

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    La comprobación de impuestos es una parte fundamental en el control de gastos empresariales, sin embargo, puede ser un dolor de cabeza con los cambios a los CFDI 3.3 que se hicieron obligatorios en este año. Ante estas modificaciones, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha detectado una serie de malas prácticas.

    Soluciones como Empresarial Edenred ayudan a evitar complicaciones fiscales a simplificar la recopilación de facturas entre otras funciones.  

     

    Aunado a las herramientas que utilice tu empresa para el control de gastos, se deben cuidar procesos, en especial con los cambios que se hicieron a la ley. 

    Los siguientes  7 errores son los más comunes al momento de emitir una factura 3.3. Evítalos para que tu empresa pueda deducir correctamente los gastos empresariales y no tenga problemas fiscales.

    1. No emitir CFDI sin nombre ni domicilio

    A raíz de los cambios a los CFDI 3.3 ya no es necesario solicitar la dirección fiscal a los clientes, sin embargo, muchos negocios continúan pidiéndolo, y aunque no le quita validez al comprobante, implica una pérdida de tiempo para el consumidor.

    El requisito de domicilio fue reemplazado por el código postal del domicilio fiscal. Con este dato se cumple la disposición oficial.

    1. Compartir la e-firma

    Para el SAT, si una persona realiza un trámite con la e-firma, también conocida como la Firma Electrónica (FIEL), considera que el propio contribuyente lo realizó.

    El uso de la e-firma es completamente personal, con ella también se pueden solicitar los Certificados de Sello Digital (CSD) para posteriormente utilizarlos y emitir comprobantes fiscales, los cuales pueden tener un mal uso por parte de la persona que tenga en su poder el CSD.

    Las consecuencias de que esto ocurra pueden ser que se emita una factura sin que el contribuyente, que es dueño de estas herramientas, esté enterado, lo que podría interpretarse como fraude, acumulación de ingresos no existentes o cancelación indebida de facturas.

    1. Error al ingresar la forma de pago

    Con la entrada en vigor del CFDI 3.3, se debe definir la forma de pago, ya que, con base en ese dato, la autoridad podrá determinar las diferencias de impuestos.

    Si el emisor del CFDI informa al SAT que la forma de pago de un CFDI es en efectivo cuando en realidad fue pagado por transferencia electrónica, se considerará como un comprobante emitido incorrectamente.

    1. Otorgar viáticos a trabajadores sin comprobarlos

    Cuando las empresas otorgan viáticos a sus empleados, lo más común es que lo hagan en efectivo o directamente a sus cuentas bancarias, sin vincularlo en el CFDI de nómina.

    El patrón debe de emitir CFDIs donde se refleje cuánto dinero se le dio al empleado, y a su vez, el empleado debe comprobar que ese monto se destinó en gastos de viaje.

    En caso de que el empleado no compruebe los viáticos otorgados, estos serán gravados si sobrepasan lo permitido por ley, lo cual puede provocar una acumulación incorrecta del ingreso del trabajador, así como retenciones incorrectas, y riesgo de depósitos no justificados (discrepancia fiscal).

    >>>Conoce cómo deducir viáticos de manera sencilla<<< 

    1. No aceptar que un CFDI está pagado

    La información en formato XML es recibida por el SAT prácticamente en tiempo real. Cuando a un CFDI se le asigna una forma de pago, que no sea la clave 99 (Por Definir) este comprobante se considera como pagado y, por ende, se toma para el Impuesto Sobre la Renta (ISR). 

    Al no poder comprobar si la factura ha sido o no pagada, incide directamente en el tema del IVA, y puede interpretarse como una omisión de ingresos o pago de impuestos.

    1. No emitir los CFDI por los pagos recibidos 

    Aunque siempre han existido los pagos en parcialidades o a crédito, en la práctica lo más común era que los contribuyentes no emitían los CFDIs por los pagos recibidos, lo que impedía al SAT vincular dichos ingresos con un CFDI ya emitido.

    Con la entrada del Complemento para la recepción de pagos, se creó el llamado “Recibo Electrónico de Pagos”. Este documento se emite cuando el contribuyente recibe el pago por parte del cliente y lo relaciona al CFDI original que ampara el valor total de la operación.

    Cuando no se realiza este proceso ocurre una duplicidad de ingresos en pagos parciales, y se hace imposible saber el momento exacto de causación del IVA. 

    1. No emitir los CFDI con su correspondiente complemento

    Dentro de las malas prácticas más comunes se encuentra la emisión de un CFDI únicamente bajo el concepto del producto o servicio, sin embargo, los contribuyentes deben considerar que el SAT tiene complementos para varios conceptos.

    Se debe determinar el que corresponda a cada operación; dentro de los más comunes se encuentran:

    • Cobro por cuenta de terceros.
    • Por brindar servicios educativos.
    • Cuando se realiza la venta de una casa habitación, se emite un CFDI con el complemento para notarios.
    • Los CFDI por compra venta de divisas.
    • Los CFDI con el complemento de Comercio Exterior.

    Recomendaciones de SAT 

    • Validación de RFC: no se podrá facturar si el RFC no existe en el SAT. 
    • Validación del lugar de expedición: no se podrá realizar la facturación si se está validando en una zona horaria diferente a donde está dado de alta. 
    • Uso CFDI: el emisor preguntará para qué necesita la factura. Existe un catálogo de más de 21 opciones. 
    • Establecer correctamente los códigos al catálogo: presta atención a que se establezca de forma correcta el código de producto en la factura (ClaveProdServ). 

    ¿Multas por factura 3.3? 

    Cabe destacar que desde mediados de 2018 los contribuyentes enfrentan multas si cometen errores al emitir facturas 3.3. Las penalidades son las siguientes:

    • Persona física: de 1,240 pesos a 2,410 pesos.
    • Persona moral: de 13,5470 pesos a 77,580 pesos y en caso de reincidencia el fisco podrá clausurar sus actividades de tres a 15 días.
    • Donataria autorizada: de 12,070 pesos a 69,000 pesos y en caso de reincidencia se le revocará su autorización.

    Evita multas y facilita la comprobación y deducción de impuestos

    Para gastos empresariales, contar con una herramienta que ayude a cumplir con todas las disposiciones fiscales y facilitar el trámite ante las autoridades, siempre será una de las mejores inversiones.

    Una de las soluciones más efectivas en el mercado es Empresarial Edenred, ya que ayuda al óptimo control de viáticos, la gestión de gastos de caja chica y simplificación de los trámites fiscales y contables.

    >>>Comparativo de Empresarial Edenred contra otras tarjetas de gastos empresariales<<< 

    Además de la aplicación móvil y el control que ofrece en la asignación de viáticos u otros gastos corporativos, Empresaral Edenred cuenta con un buzón inteligente –enlazado con cada tarjeta– que valida de manera automática con el SAT que la factura sea auténtica y contenga todos los datos fiscales requeridos para deducirlos.

    De esta manera la presentación de la documentación comprobatoria es más precisa y mucho más fácil de adquirir y enviar. Contáctanos y conoce más sobre las soluciones de Edenred para llevar un mejor control de gastos corporativos y una contabilidad más ágil.

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