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    Identifica y deduce tus gastos de representación fácilmente

    30 de junio, 2016 | Por Alfredo Bernacchi

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    Uno de los rubros de costos donde es más fácil perder el control es en el de los gastos de representación, por lo cual es importante que tengas claro cuáles son los gastos empresariales deducibles y cómo los debes gestionar, así como que impongas reglas definidas a tus empleados. 

    La Ley de Impuesto sobre la Renta (LISR) especifica que los gastos de viaje deducibles son aquellos en que incurran los empleados de la empresa siempre y cuando estén realizando actividades indispensables para la operación de la misma.

    Los define como aquellos destinados a hospedaje, transporte, alimentación y uso temporal de vehículos, y establece límites a los desembolsos y requisitos a la documentación comprobatoria necesaria.

    Condiciones de deducibilidad

    Para garantizar la deducción de gastos de representación, deben cumplir con estas condiciones:

    • Deben ejercerse más allá de un radio de 50 kilómetros de la ciudad donde la empresa tenga su domicilio fiscal.
    • Quienes los hagan deben tener relación laboral comprobable con la compañía, o estar prestando algún servicio profesional a la misma.
    • Los comprobantes fiscales deben contener todos los datos fiscales del negocio o prestador de servicios emisor, así como de tu empresa.

    Es importante que tus empleados tengan claro estos requerimientos para que su relación de gastos y la documentación comprobatoria satisfagan lo estipulado por las autoridades del SAT, y no tengas después inconvenientes para su deducibilidad.

    Informa a tus empleados

    Por ello, además de los puntos antes mencionados, infórmales de los límites para cada desembolso:

    • En el hospedaje, hay un tope diario de 180 dólares en hoteles en el extranjero, pero no en las instalaciones hoteleras nacionales.
    • En alimentación, cada beneficiario no debe gastar más de 800 pesos al día dentro del país y hasta 80 dólares durante viajes al exterior.
    • En renta de autos, la cantidad máxima es de 850 pesos, dentro o fuera de México

    En algunos de estos desembolsos es indispensable acompañar comprobantes de la realización del viaje que los justifique.

    Usa una solución inteligente

    Una manera inteligente de gestionar los gastos de representación y facilitar el trámite de deducibilidad es utilizar tarjetas de servicio como Empresarial Edenred.

    Con este sistema puedes establecer las reglas de uso y asignar saldos y límites a cada empleado en particular, y agilizar la recuperación y devolución de los fondos no utilizados, ganando en control y eficiencia.

    Empieza a automatizar tu administración de los gastos de representación y verás cómo ahorras tiempo y molestias a los empleados que deben presentar su relación de gastos con los comprobantes requeridos y a tu personal contable encargado de revisar dichos informes.

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