Para lograr un adecuado control de gastos empresariales es necesario evitar el uso de efectivo, pues genera muchas más oportunidades de desviar dinero y tener fugas importantes de capital que dañen las finanzas. Para evitarlo se necesita contar con un sistema automatizado de pago que mantenga un orden entre las entradas y salidas. 

Es común sobrestimar los ingresos y subestimar los gastos, generando un descontrol financiero y esto sucede, por ejemplo, cuando se ingresan facturas por gastos inesperados como viajes, eventos con clientes, taxis, etc. El área de finanzas no puede hacer proyecciones de flujos de capital y los directores no pueden tomar decisiones adecuadas ni realizar un plan de crecimiento con cifras y datos reales. 

3 claves para llevar el control de gastos y evitar las fugas de dinero:

1. Conocer el lugar

Saber en qué lugares se han realizado los gastos te permite saber si, efectivamente, el presupuesto se consumió en los lugares autorizados por ti, ya sean gasolineras, restaurantes, tiendas, etc. Incluso puede funcionar para perfilar patrones de consumo en tus empleados y detectar cambios inusuales.

2. Conocer el monto

Establecer reglas en las cantidades autorizadas a gastar y conocer los montos exactos en cada transacción realizada previene el uso indebido de los recursos. Al usar un método automatizado de pago para tu empresa será más fácil reconocer los montos.

3. Conocer las fechas

Tener un registro sobre los días en que se realizan las transacciones te permite analizar si es un gasto frecuente o estacional y así prospectar correctamente las finanzas para cubrir estos gastos.

La importancia de contar con métodos de pago sistematizados

La importancia de contar con métodos de pago sistematizados como Empresarial Edenred te da la capacidad de tener un control de gastos más preciso y eliminar el uso de efectivo por completo de tu empresa.

 

Con este método de pago puedes ver la relación de gastos mediante reportes electrónicos que te permiten tener una visibilidad completa de los movimientos realizados por tus empleados, ya sea en representación de tu empresa o gastos necesarios para la administración diaria del negocio, como la compra de insumos.

Además, puedes establecer límites de gasto como el uso en territorio nacional o en el extranjero; por establecimientos o terminales bancarias específicas; por tipos de servicios; por número de transacciones autorizadas por día o por días y horarios de uso.

Este sistema es flexible y seguro, se puede utilizar para los gastos de la empresa como viajes de negocios, hospedajes en hoteles, restaurantes, suministros de oficina y caja chica.

Con la automatización que esas aplicaciones representan, tu personal podrá dedicarse a tareas esenciales que resulten en una mayor productividad y, por ende, en una mejor rentabilidad de tu negocio.