La óptima administración de viáticos parte de una política de gastos de viajes empresariales clara que todos los empleados tengan siempre presente.

Dicha política debe establecer límites claros y explicar el tipo de documentos aceptados para la comprobación de los gastos en las áreas de mercadotecnia, ventas y logística para que sea posible revisarlos y  no terminen siendo una merma para tu empresa.

Esta es una práctica para el control de gastos conveniente para todo tipo de empresas, pero especialmente indispensable para las PyMEs, las cuales deben administrar de manera inteligente sus recursos limitados para obtener los máximos beneficios.

El propósito de las políticas de gastos de viajes siempre será una mejor gestión del presupuesto, pero debe ir en función tanto del ejecutivo o empleado que realice el viaje, las metas establecidas para éste y las oportunidades que pueda representar para tu negocio.

Diseño y objetivos

Las políticas pueden ser sencillas o complejas, dependiendo del tamaño y estructura del negocio y de sus objetivos empresariales.

Los montos asignados variarán si se trata de una PyME o una gran organización, en qué mercados participe y si tiene planes de crecimiento y expansión a futuro.

Por ejemplo, si en los planes de tu negocio esta la internacionalización, lo más seguro es que tus empleados necesiten viajar al extranjero frecuentemente y por tanto, debas establecer criterios y condiciones específicas para el pago de viáticos.

También debes considerar la interacción entre las áreas de tu negocio que intervengan de una u otra forma con el propósito del viaje.

Una política de viajes debe detallar no solo los conceptos que están autorizados, sino también los montos límite para cada uno y la documentación comprobatoria que se debe presentar en el reporte de gastos.

Esto servirá no solo para llevar el control de los gastos, sino también para realizar los trámites contables y de deducibilidad aplicables.

Otro aspecto a considerar son las sanciones, es decir, la política debe definir qué procederá en caso de que un empleado realice gastos que superen los límites establecidos o no estén autorizados.

De esta manera será más fácil que impongas el control y asignes responsabilidades en un entorno de respeto, el cual debe estar implícito tanto en el tono de la política como en la correspondencia que exista entre las sanciones aplicables y los incumplimientos.

Puesta en práctica

Diseñar la política de gestión de gastos de viaje es la primera parte de la gestión de viáticos. La segunda parte es hacer que se cumpla, y para ello es esencial tanto comunicarla oportuna y claramente a los empleados como medir los resultados de cada viaje.

  • Comunicación

No solo se debe distribuir la política por escrito, ya sea en formato impreso o digital, a todos los empleados involucrados, sino que se debe ofrecer una sesión informativa en la que se transmitan los puntos básicos y se resuelvan dudas.

Las claves para establecer una comunicación efectiva son:

  1. Definir el mensaje a transmitir.
  2. Redactarlo en forma de puntos básicos.
  3. No ser repetitivo.
  4. Abrir el diálogo.
  5. Responder con claridad.

Que tus colaboradores no lleguen con el pretexto de desconocer la política de viajes para no cumplirla. Al tiempo que los hagas partícipes de la misma, pídeles que asienten por escrito que la comprenden y su compromiso de cumplirla.

Para motivar ese cumplimiento, no te bases solo en sanciones sino también apóyate en incentivos, entrega premios por cumplir con los objetivos o mejores beneficios para los viajeros frecuentes

  • Medición de resultados

Para poder decir que tu política de gastos se está cumpliendo es necesario establecer indicadores clave de desempeño, o KPIs, para medir los resultados.

Estos no solo te indicarán si tus gastos de representación están sirviendo para los fines organizacionales propuestos, sino si estás manteniéndolos dentro de los presupuestos asignados y si hay maneras de reducirlos.

La información estadística que extraigas de los KPIs te ayudará a tomar decisiones informadas y oportunas para recortar, reasignar o ampliar tus presupuestos de viajes.

La flexibilidad es un factor importante, pues son muchas las variables que pueden tener impacto en los gastos de representación, desde la inflación y factores cambiarios hasta el surgimiento de riesgos u oportunidades comerciales no contemplados inicialmente.

Por ejemplo, si tu empresa había planeado enviar la mayor parte de sus exportaciones al mercado estadounidense pero, por cuestiones monetarias, fuera más conveniente desviar parte de la producción a Europa, debe cambiar sus objetivos empresariales y en consecuencia, su política de gastos de viajes. 

Una herramienta útil

En la gestión de presupuestos de viajes y el pago de viáticos a trabajadores no estás solo, las soluciones tecnológicas facilitan las autorizaciones y transferencias de saldos y la comprobación y tramitación de los gastos.

Tarjetas de servicio como Ticket Empresarial® de Edenred agilizan tus procesos administrativos y contables y evitan riesgos y discrepancias fiscales a tus empleados. Con ellas:

  • Se asignan y gestionan viáticos.
  • Se realizan los pagos de transporte, hospedaje y alimentación.
  • Se comprueban gastos y se elaboran reportes.
  • Se verifican comprobantes fiscales y se tramita su deducibilidad.

Ticket Empresarial® representa ahorros de tiempo y esfuerzo tanto para tus empleados viajeros como para el personal contable y administrativo que lleva el registro de los gastos, lo que permite que, tanto unos como otros, se dediquen a actividades más productivas.

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Optimización de los gastos corporativos