La óptima administración de viáticos parte de una política de gastos de viajes empresariales clara que todos los empleados tengan siempre presente.

Dicha política de viajes ejecutivos debe definir la movilidad por nivel de responsabilidad, establecer claramente cuáles son los conceptos autorizados, así como su límite de gasto y explicar la documentación comprobatoria aceptada para que sea posible revisarlos y no terminen siendo una merma para tu empresa.

Esta es una práctica para el control de gastos conveniente para todo tipo de empresas, pero especialmente indispensable para las PyMEs, las cuales deben administrar de manera inteligente sus recursos para obtener los máximos beneficios.

El propósito de las políticas de gastos de viajes siempre será una mejor gestión del presupuesto, pero debe ir en función de la movilidad de los empleados, la cual se puede definir mediante estos cuatro pasos:

  1. Cuántas personas dentro de la empresa deben desplazarse como parte de su trabajo.
  2. Qué áreas requieren que sus trabajadores viajen de acuerdo con sus tareas.
  3. Cuál es el ámbito de esos desplazamientos: local, nacional o internacional.
  4. Con qué frecuencia se deben realizar los viajes.

Diseño y objetivos

Definir quiénes viajan, a dónde y con qué frecuencia ayuda a diseñar las políticas para el pago de viáticos, pues no es lo mismo llevar un control de gastos de viajes en caso de desplazamientos esporádicos a corta distancia que los de visitas de negocios al exterior cada dos o tres semanas.

Las políticas pueden ser sencillas o complejas, dependiendo del tamaño y estructura del negocio y de sus objetivos empresariales, pero incluyen los siguientes apartados:

  • Política sobre el kilometraje recorrido. Se basa en el otorgamiento de un vehículo de la empresa y un presupuesto para combustible o de una asignación especial para el empleado que utiliza su propio vehículo que cubra el uso y desgaste del mismo de acuerdo con las distancias de desplazamiento.

  • Política de límites de gastos. Unas empresas lo basan en lo que les es posible deducir fiscalmente y otras en función del nivel del ejecutivo que realice el viaje.

  • Política de comprobación de gastos. Cada desembolso debe estar justificado y respaldado por una factura que cumpla con los requisitos establecidos por la empresa, generalmente en función de lo que dicta el SAT para su deducibilidad.

  • Política para viajes al extranjero. Difieren de los viajes nacionales en cuanto a la divisa que se utilizará para el pago de los gastos, la documentación comprobatoria que se reúna y los límites autorizados por las autoridades hacendarias para hacerlos deducibles de impuestos.

Estas consideraciones ayudan a elaborar una política que sirva no solo para llevar el control de viáticos, sino también para realizar los trámites contables y de deducibilidad aplicables.

Aplicación de la política

Cuando ya se tiene definidos los parámetros que regirán los gastos de viaje, es necesario implementar un proceso que señale:

  1. Cómo se transferirán los viáticos a los empleados. Lo ideal es asignarles una tarjeta de servicio como Ticket Empresarial®, la cual facilita a la empresa la gestión del presupuesto para viajes y otorga el respaldo de una amplia cobertura.

  2. Cómo se elaborarán los reportes de gastos empresariales. Es necesario definir qué conceptos se van a incluir, cómo se van a justificar y qué documentación comprobatoria les debe acompañar.

  3. Cuáles son los gastos aceptados y qué procederá en caso de que un empleado haga pagos no autorizados o que rebasen los límites establecidos.

Si el proceso está bien definido y se comunica claramente a los empleados, se reduce la posibilidad de errores, los gastos excesivos y el tiempo y costo de la administración del presupuesto para viajes.

Optimización de la gestión

Para facilitar la gestión puedes hacer uso de diversas herramientas como son:

  • Otorgar vehículos de la empresa con sistemas de control que registren tanto las distancias de desplazamiento como el consumo de combustible y las rutas asignadas.
  • Brindar tarjetas como Ticket Empresarial® de Edenred  que ofrecen un medio de pago de amplia aceptación y un sistema de gestión automatizado que ahorra tiempo y dinero en la comprobación y tramitación de deducibles.
  • Proporcionar los instrumentos de trabajo, como smartphones, tabletas y laptops, más conexiones telefónicas y de internet, que faciliten su trabajo y su registro de gastos.
  • Trabajar con agencias de viajes ejecutivos especializadas en negociar las mejores tarifas aéreas y los mejores precios en hospedaje.

Ahorros mediante la deducibilidad

Como parte de la política de viajes debes dejar en claro a tus colaboradores cuáles gastos están autorizados y dentro de qué límites para que puedas incluirlos en tu declaración de impuestos como deducibles y logres ahorros que mejoren la rentabilidad de tu empresa.

Los gastos deducibles según las estipulaciones del SAT son:

  • Alimentos, hasta un tope de 750 pesos diarios en viajes nacionales y 1,500 pesos por día en salidas al extranjero, siempre y cuando el gasto esté acompañado de documentación comprobatoria del transporte y hospedaje del empleado que viaje.

  • Hospedaje, ilimitado dentro de México y no superior a los 3,850 pesos diarios en el exterior, acompañado del comprobante de transporte.

  • Transporte, que comprende boletos de avión, renta de autos y gastos del automóvil propiedad del empleado. En el segundo caso, el límite máximo en el país y el extranjero es de 850 pesos diarios, mientras que el límite pagado al empleado por concepto de uso, desgaste y mantenimiento de su auto no puede superar los 23,500 pesos al año.

Consulta en esta infografía los límites y los requisitos para la deducibilidad de viáticos según lo dispone el SAT:

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La clave para el control, la comunicación

No solo se debe distribuir la política por escrito, ya sea en formato impreso o digital, a todos los empleados involucrados, sino que se debe ofrecer una sesión informativa en la que se transmitan los puntos básicos y se resuelvan dudas.

Las claves para establecer una comunicación efectiva son:

  1. Definir el mensaje a transmitir.
  2. Redactarlo en forma de puntos básicos.
  3. No ser repetitivo.
  4. Abrir el diálogo.
  5. Responder con claridad.

Que tus colaboradores no lleguen con el pretexto de desconocer la política de viajes para no cumplirla. Al tiempo que los hagas partícipes de la misma, pídeles que asienten por escrito que la comprenden y su compromiso de cumplirla.

También aconséjales:

  • Ser organizados.
  • No dejar la elaboración de los reportes para fin de mes sino hacerlo sistemáticamente.
  • Conservar todos los comprobantes de los gastos hechos.
  • Verificar que los documentos sean fiscalmente válidos.

En cuanto a la contabilidad, es necesario asignar a tiempo los presupuestos para viáticos, ser meticuloso al cotejar gastos y comprobantes, no cometer errores al asentar cantidades, tramitar adecuadamente los gastos deducibles y archivar todos los documentos.

Una herramienta útil

En la gestión de presupuestos de viajes y pago de viáticos a trabajadores no estás solo. Las soluciones tecnológicas facilitan las autorizaciones y transferencias de saldos, como también la comprobación y tramitación de los gastos.

Tarjetas como Ticket Empresarial® de Edenred agilizan tus procesos administrativos y contables, evitando riesgos y discrepancias fiscales a tus empleados. Con ellas:

  • Se asignan y gestionan viáticos.
  • Se realizan los pagos de transporte, hospedaje y alimentación.
  • Se comprueban gastos y se elaboran reportes.
  • Se verifican comprobantes fiscales.
  • Se tramita su deducibilidad.

Ticket Empresarial® representa ahorros de tiempo y esfuerzo tanto para tus empleados viajeros como para el personal contable y administrativo que lleva el registro de los gastos, lo que permite que, tanto unos como otros, se dediquen a actividades más productivas.

Ahórrate, y ahórrales complicaciones, apoyándote en la avanzada solución tecnológica que te ofrece Edenred.

Nota del editor: Este artículo fue publicado originalmente el 12 de diciembre de 2017 y ha sido actualizado para incluir información más relevante con el fin de brindar una mejor experiencia a nuestros lectores.

Guía de Administración de Viáticos