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Control de gastos de viajes empresariales: ¿un mal necesario?

28 de agosto, 2015 | Por Ticket Empresarial

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Aún con la caída de los precios del petróleo en 2014, los valores de los combustibles no están tan bajos. 

Ese factor, sumada a ciertas presiones inflacionarias e inestabilidad cambiaria, han hecho que los gastos de viaje se hayan convertido en una preocupación para muchas empresas mexicanas.

La necesidad de abrir mercados externos (por la fortaleza del dólar) permite oportunidades, pero también implica riesgos de que, sin planeación, el costo termine siendo más caro de lo esperado.

Queremos enfocarnos en este artículo especialmente en las Pymes, con un presupuesto limitado para viajar y, muchas veces, con gerentes que utilizan sistemas de gestión y control de gastos de viajes empresariales muy básicos.

Las preguntas a responder

Controlar los gastos en viajes de negocios no necesariamente debe implicar disminuir la calidad de los servicios (que es algo preocupante para aquellos buenos vendedores que necesitan ciertas condiciones básicas para poder desplazarse.)

El primer paso es la auditoría. Es crucial investigar mucho, dentro y fuera de la empresa, para entender mejor cómo deben funcionar los gastos de viaje, hay que investigar cuantitativa y cualitativamente cuáles son las mejores acciones para determinar:

1. ¿Cuál es el gasto total, por persona y por departamento?

Enfócate primero en el transporte, que suele ser el gasto más elevado.

2 ¿Cómo se gasta?

Esto incluye no sólo el nivel de servicios que se adquieren (si primera clase o turista, por citar un ejemplo) sino también el tiempo y la forma de pago en que una reservación se confirma.

3. ¿Por qué se gasta?

Hay que determinar con precisión las razones para viajar y considerar si es parte de la cultura de empresa. En muchas auditorías se descubre que se hacen viajes por tradición (históricamente se acostumbra a ir a determinado lugar) que perfectamente puede eliminarse.

4. ¿Cuáles son los términos de contratación?

Hay que definir claramente con cuánta antelación se debe reservar los boletos de avión u hotel.

5. ¿Qué pasa si no….?

Es fundamental entender cómo la reducción de viajes puede beneficiar (o no) a la empresa en términos de manejo de recursos humanos y productividad (por ejemplo en tiempos de espera y dedicación de una estructura para hacerlo).

Buscar soluciones

Esta auditoría será la base para una reestructuración de su política de gestión de viajes o, por lo menos, para tener algunas pautas que comunicar a todos los empleados.

La auditoría debe permitir identificar nuevas alternativas que cumplan o superen las necesidades de la empresa.

Es aconsejable a los directores generales o administrativos buscar soluciones en el mercado que les ayuden y orienten a tomar decisiones sobre gastos de viaje, para no sentirse personalmente afectados o influenciados por hábitos en la cultura de la empresa.

Esto puede implicar, por ejemplo, comprobar si tu sistema de trabajo permite videoconferencias u otros mecanismos que sustituyan ciertos viajes innecesarios.

También pueden surgir nuevas formas de reorganizar el trabajo entre oficinas a distancia, con el fin de evitar pérdidas de tiempo y medir resultados, así como tener un mejor control de gastos.

Lo importante, al final del día, es establecer los ahorros con soluciones alternativas, no sólo en términos de dinero, sino también en términos de tiempo y eficiencia (sin dejar de mencionar hechos como evitar fatiga y/o “jetlags” innecesarios). 

Sólo tras clarificar los objetivos del negocio y de ahorro, puedes comenzar a establecer las negociaciones con tus proveedores de servicios de viajes para ahorrar y controlar mejor estas actividades.

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