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    3 costos a considerar para tus gastos de viaje

    18 de mayo, 2015 | Por Equipo Edenred

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    Silueta de avión con holograma del mundo de fondo

    En un mundo tan globalizado y dinámico para los negocios, pensar que las oportunidades tocarán a la puerta de tu empresa sin esforzarte, es un signo de absoluta ingenuidad.

    Precisamente por eso, viajar para buscar oportunidades se ha convertido en una práctica recurrente para emprendedores y ejecutivos en todo el planeta.

    En México es muy común subestimar los gastos de representación que implican los viajes.

    Tanto que los expertos en administración y finanzas de consultoras como PwC o KPMG recomiendan ponerle cada vez más atención: el aumento de los gastos de viajes empresariales puede impactar negativamente en el negocio si no hay un control estricto.

    Como se dice coloquialmente en México, “puede salir más caro el caldo que las albóndigas”.

    Por eso,  te invitamos a revisar el control de gastos de una empresa para considerar en los viajes de negocios de tu equipo y los errores más comunes que deberían evitar.

    Costo 1: Transportación aérea o terrestre 

    Cuando se habla del costo de los boletos –esencialmente los de avión–, no tiene por qué ser exclusivamente sobre su importe, sino también sobre todos los gastos asociados a su adquisición y uso.

    Como parte de la planeación, debes conocer las opciones de transporte que existen en el mercado y definir cuál de ellas te ofrece mejores condiciones en precio, confort y utilidad.

    Esta información es especialmente importante cuando tengas que reunirte inesperadamente en una zona geográfica distinta a la tuya, pues sabrás qué alternativas tienes tus necesidades inmediatas.

    Los principales problemas de gestión de viajes se dan por:

    • Cambios a última hora de la fecha de viaje
    • No utilizar boletos en el momento planeado
    • Exceso de equipaje
    • Desconocimiento en las variaciones en precios de los boletos por coyunturas económicas, como el alza en los combustibles

    Es fundamental que consideres estos aspectos y prácticas como adquirir pasajes reembolsables y reprogramables para que un problema no te arrebate la oportunidad de cerrar el negocio que tu empresa  necesita para crecer.

    Costo 2: Alojamiento

    ¿Siempre sabes dónde te alojarás cuando llegues a tu destino? ¿Cuánto tiempo permanecerás ahí?

    Expertos advierten que el hospedaje es otro factor que puede generar gastos excesivos, así que debes encontrar un lugar que te permita cumplir objetivos sin afectar finanzas del negocio.

    Al adquirir un paquete de viaje con alojamiento incluido, confirma bien las tarifas, su extensión temporal y revisa si incluye impuestos.

    Si vas a hotel, debes conocer los servicios que representan un costo adicional, desde el uso de instalaciones hasta las llamadas telefónicas y la conexión a Internet. Si optas por otra alternativa como la renta de un apartamento, procura que las condiciones del convenio sean favorables.

    Los principales problemas de gastos operativos por gestión de alojamiento se dan por:

    – Costos no planificados inherentes al desplazamiento desde el aeropuerto o terminal hasta la cita de negocios

    – Los costos relacionados a la modificación de una reservación o una cancelación por pérdida de transporte

    Costo 3: Alimentación y movilidad en el punto de reunión 

    Antes de viajar debes familiarizarte con la ciudad a la que vas, encontrar opciones para comer y moverte si fuera necesario.

    En el caso de los alimentos, es probable que estén incluidos en tu paquete de viaje –si es que adquiriste uno–. No obstante, siempre es importante disponer de otras alternativas competitivas en sabor y precio.

    Con respecto a la movilidad, una gran opción es la renta de un vehículo.

    Si tu empresa ha suscrito algún acuerdo con una firma que ofrezca este servicio, sácale el máximo provecho. Si no, evalúa las alternativas.

    Para hacerlo considera tarifas, tiempo de renta, seguros, disposición de un geo localizador y penalizaciones vinculadas con el uso del automóvil.

    El valor del uso de tarjetas empresariales

    Si llevas tu tarjeta de crédito o corporativa a tu viaje de negocios, úsala con responsabilidad y no olvides solicitar los vouchers de tus transacciones y facturas electrónicas para armar una simple pero efectiva bitácora de gastos.

    Por otro lado, es importante que evalúes los beneficios de utilizar una tarjeta de gastos de viajes corporativos, en lugar de una personal. ¿Por qué? Porque en el mercado existen algunos productos con este enfoque que brindan soluciones rápidas, ágiles y seguras para este tipo de desembolsos (muchas veces inesperados).

    Explora el universo de las tarjetas corporativas y revisa si alguna de ellas puede hacer más fácil los viajes que tú o tu equipo requieren hacer para crecer.

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