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    ¿Cómo generar un plan de nómina para evitar retrasos?

    28 de julio, 2016 | Por Ticket Despensas

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    Administrar la nómina de manera eficiente, de manera que no haya errores ni retrasos, te permitirá tener empleados felices.

    No hay nada que afecte más a tu relación con los trabajadores que no pagarles a tiempo o generarles contratiempos por no cumplir con tus obligaciones ante el Seguro Social o Infonavit.

    Por ello, es importante que sepas cómo generar y aplicar un plan de nómina, para que el proceso sea eficiente y te evites problemas con tus empleados y las autoridades.

    ¿Quién calcula la nómina?

    El encargado de hacer la nómina tiene que estar dentro de la oficina de Recursos Humanos y tener conocimiento de términos especializados como, por ejemplo, impuesto sobre la renta, monto gravable y salario mínimo.

    En términos prácticos, sería bueno que fuera al menos un auxiliar contable tenga un buen dominio del área y cuente con la orientación directa del departamento de contabilidad.

    Es el jefe del área contable el que debe definir la estrategia fiscal y legal de la empresa, y marcar las pautas para la gestión de la nómina, con el fin de evitar los cálculos erróneos y la intervención de las autoridades fiscales.

    Pasos del proceso de nómina

    Para llevar a cabo un proceso que te permita optimizar presupuesto de nómina, sigue los siguientes pasos: 

    • Establece lineamientos generales: define elementos como las prestaciones ordenadas por ley, los factores de riesgo de trabajo, las pólizas de seguro requeridas, el aporte al Infonavit y al Seguro Social, la contribución con motivo de vacaciones, reparto de utilidades, prestaciones como vales de despensa o restaurante y demás beneficios.
    • Da de alta a los empleados: esto lo tienes que hacer de acuerdo al tipo de contrato y la categoría salarial de cada trabajador, ya sea empleado de planta o temporal.

    ¿Cómo lograr la estabilidad de la nómina?

    Una buena planeación te evitará dolores de cabeza, y para ello lo mejor es elaborar la nómina con tiempo y considerar los siguientes factores:

    1. Registra con detalle las altas y bajas de empleados, sus incapacidades médicas, las incidencias en torno a su comportamiento laboral y las modificaciones salariales.
    2. Introduce cuidadosamente en el sistema los datos sobre percepciones y deducciones de cada empleado, considerando horas extra, ausencias, licencias y comisiones.
    3. Calcula con precisión la retención de impuestos y la aportación al Seguro Social según el salario actualizado de cada empleado.
    4. Antes de hacer las transferencias o depósitos bancarios, timbra, emite y manda los recibos de nómina correspondientes a cada trabajador anunciando la fecha del pago.
      Si las nóminas son timbradas tras el pago, pueden surgir problemas con las autoridades fiscales.

    Asegúrate de que el empleado te firme los recibos de nómina oportunamente y lleva un buen registro en un sistema que respalde la información y la proteja contra eventualidades como robo o hackeos.

    Una buena planeación te ayudará a controlar gastos de nómina, y a evitar atrasos y errores que disgustarían a los empleados y enrarecerían las relaciones laborales.

    Ahórrate contratiempos con un buen sistema digital, y una elaboración cuidadosa y con tiempo.  

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