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5 consejos para llevar el control de gastos de una empresa

25 de julio, 2017 | Por Ticket Empresarial

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Símbolo digital de pesos proyectado desde un celular

Tener claro cuánto y en qué se gasta el dinero de una empresa es importante para mantener su rentabilidad y competitividad.

Toda empresa exitosa está basada en la óptima gestión de sus recursos, y en esto la administración de viáticos, el control de consumo de gasolina y el manejo de caja chica juegan un papel esencial.

Estos tres rubros de gastos son susceptibles de sufrir descontroles; por ejemplo, una fuga de fondos tipo “hormiga”, que podrían repercutir negativamente en los resultados generales de tu negocio.

Más que control, optimización

Sin embargo, debes ser cuidadoso al ejercer ese control, porque puede ser difícil distinguir entre los gastos empresariales que son esenciales para la operación de la organización y los que son redundantes o innecesarios.

Lo que debes buscar es la optimización en el uso de tus recursos con el fin de mejorar las oportunidades de competitividad y crecimiento de tu empresa, para evitar que algún empleado deshonesto pueda desviar fondos indebidamente, por pequeñas que sean las cantidades.

¿Cómo hacerlo?

Esta gestión eficiente la lograrás implementando una política de gastos empresariales que sea conocida por toda la organización y un sistema que le dé seguimiento puntual. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Analiza en qué se gasta, con qué propósito y en qué cantidades para que puedas diferenciar los gastos justificados de los innecesarios.
  2. Revisa las funciones de tus empleados para que asignes presupuestos acordes a sus actividades y haz lo mismo con cada área de la empresa.
  3. Define tu política de gastos y hazla conocer a todo el personal para que sepan qué tienen autorizado pagar, cuál es el límite del gasto y el tipo de documentación comprobatoria que deben presentar.
  4. Introduce un sistema automatizado que lleve un registro de los montos asignados, la supervisión de los conceptos en que se gasta, el monitoreo de los establecimientos donde se paga, la comprobación de la validez de los documentos que justifican los gastos, y la gestión y tramitación fiscal de los mismos.
  5. Usa las capacidades de una herramienta tecnológica para generar reportes que te ayuden a dar seguimiento a los gastos y hacer ajustes cuando sea necesario.


Soluciones inteligentes

Como ves, para administrar bien los recursos y mantener la rentabilidad de tu negocio, no basta con buscar los mejores precios con proveedores y optimizar procesos, es necesario implementar sistemas que permitan una correcta justificación y comprobación de gastos empresariales.

Para esto, como ya mencionamos, son muy útiles las herramientas basadas en la tecnología que asignan automáticamente presupuestos, verifican los desembolsos, recaban comprobantes y realizan la deducibilidad de impuestos cuando corresponda.

Dos de estos sistemas que han demostrado ser fáciles de usar y con grandes beneficios son Empresarial Edenred®, para gastos de caja chica, de viaje y representación y Ticket Car®, para pagar los consumos de gasolina y diesel.

Además, ambas soluciones ofrecen una variedad de aplicaciones que permiten gestionar los recursos y agilizar los procesos de comprobación, de tal manera que lleves un correcto registro de los desembolsos que te facilite detectar movimientos atípicos y tomar decisiones oportunas para evitar fugas y ahorrar en tus costos de operación.

Optimiza tu control de gastos y mejora la oportunidad de crecimiento de tu empresa. Las herramientas existen, ponlas en práctica.

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