Una óptima gestión de viajes de negocios se enfoca en optimizar tiempos y en buscar ahorros para la empresa, pero también en la seguridad y comodidad de los viajeros.

La finalidad de los viajes empresariales es entablar negociaciones con clientes o proveedores en una búsqueda de cerrar contratos para volver más rentable a la organización.

De ahí la importancia de que el administrador de viajes dedique tiempo a la organización del transporte, el hospedaje y a la preparación de las citas de negocios a las que asistirán los empleados que viajen.

Sin embargo, igual de importante que los resultados de cada una de estas visitas, es que los viajes no se eleven en costos y cumplan con ciertos estándares para que los viajeros no se estresen y se sientan seguros.

¿Cómo reducir costos?

Te recomendamos seguir estos consejos en cuanto a la organización y administración de los recursos para lograrlo:

  1. Elabora una política de viajes de negocios que defina los propósitos de cada viaje, sus gastos límite en transporte y hospedaje y la documentación comprobatoria necesaria para hacerlos deducibles.
  2. Da a conocer a todo el personal dicha política, pues de nada sirve tenerla guardada en un archivo de la computadora o en un cajón
  3. Negocia tarifas preferenciales con líneas aéreas y hoteles.
  4. Haz las reservaciones con anticipación para obtener mejores precios.
  5. Organiza los viajes en torno de varias citas o propósitos empresariales.
  6. Utiliza agencias de viajes especializadas en viajes de negocios, las cuales ahorran en costos y ofrecen consejos útiles a los viajeros sobre los destinos, sus requisitos de visa, los riesgos de salud, la seguridad y los códigos de vestimenta y costumbres del destino.
  7. Contrata planes de telefonía celular y datos que contemplen los mejores costos en los lugares del destino.
  8. Otorga a los empleados que viajen una tarjeta de gastos corporativos, como Ticket Empresarial® de Edenred, con la cual pueden hacer los pagos correspondientes de alimentación, transporte y hospedaje. Además de que velas por su seguridad (al no entregarles mucho dinero en efectivo), con la tarjeta, el trámite de justificación de gastos y deducibilidad se facilita enormemente.

Preparación y eficiencia

En cuanto a los preparativos previos al viaje, el empleado o equipo que vaya a viajar debe establecer con anterioridad el objetivo que se quiere alcanzar y preparar los materiales, información y presentaciones que le serán de utilidad.

Ejemplos de los detalles que no se deben descuidar son:

  • Llevar tarjetas de presentación
  • Elaborar una presentación sobre qué es la empresa: qué produce, cómo opera, cuál es su participación de mercado, etc.
  • Preparar un muestrario de productos o portafolio de servicios que se pueda mostrar.
  • Verificar que el sitio web funciona correctamente y que los visitantes pueden navegar en él sin problemas.

Optimización del tiempo

Para evitar contratiempos como pérdida de vuelos o retrasos al llegar a las citas, es importante que se aconseje a los viajeros lo siguiente:

  • Asegurarse de contar con la visa y/o las vacunas requeridas en el lugar de destino.
  • Llegar con tiempo a los aeropuertos para pasar con calma por las revisiones de seguridad.
  • Confirmar las citas con suficiente tiempo entre una y otra, calculando que se pueda alargar la duración de alguna de ellas o que los tiempos de desplazamiento entre lugares sean mayor.
  • Si se renta un vehículo, asegurarse de que cuenta con GPS para evitar perderse.

No escatimes en los gastos de viaje de tus ejecutivos y mejor busca las tarifas más convenientes para el transporte y el hospedaje que le brinden mayor comodidad.

Esto no es solo por tenerlos contentos, sino que, al estar descansados se podrán concentrar mejor en el objetivo de su viaje y serán más productivos, dando mejores resultados a tu empresa.

Recuerda que el control de gastos de viajes de negocios requiere de una cuidadosa planeación y negociaciones oportunas con los proveedores de servicios para maximizar los ahorros para la organización.

Guía de Administración de Viáticos